Decembra 2015 je začel veljati Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o knjižničarstvu (ZKnj-1A), ki je prinesel tudi spremembe glede delovanja šolskih knjižnic. Skladno z navedenim zakonom so se morale vse šolske knjižnice, ki pri svojem delu še niso uporabljale programske opreme COBISS, v roku treh let vključiti v sistem COBISS.SI.
Decembra 2018 se je projekt vključevanja šolskih knjižnic kljub velikim začetnim izzivom uspešno zaključil. Danes šolske knjižnice predstavljajo pomemben sestavni del lokalne, regionalne in nacionalne knjižnične mreže, saj je v sistem COBISS.SI vključenih kar 634 šolskih knjižnic (Slika 1). Samo v sklopu projekta je bilo vključenih 463 knjižnic.
Slika 1: Razmerje med vrstami knjižnic, ki so vključene v COBISS.SI (december 2018) (n=910)
Postopek vključevanja šolskih knjižnic v sistem COBISS.SI, pri katerem so poleg šolskih knjižnic sodelovali še Institut informacijskih znanosti (IZUM), Zavod za šolstvo RS (ZRSŠ) ter Narodna in univerzitetna knjižnica (NUK), je obsegal naslednje korake:
- pridobitev sigle oziroma evidenčne številke (dodeli jo NUK),
- podpis pogodbe o sodelovanju v sistemu COBISS.SI – polnopravno članstvo,
- zagotovitev računalniške opreme (opremo zagotovi šola),
- usposabljanje šolskih knjižničarjev za uporabo programske opreme COBISS in
- priprava Zapisnika o zalogi in Zapisnika o izposoji z implementacijo okolja programske opreme COBISS.
Preglednica 1: Primerjava med standardnim postopkom vključevanja in postopkom vključevanja šolskih knjižnic v okviru projekta
Usposabljanje šolskih knjižničarjev je potekalo v naslednjih štirih sklopih:
- priprava na prehod in postopki, potrebni za prehod – v izvedbi ZRSŠ-ja in NUK-a;
- usposabljanje za uporabo programske opreme COBISS3/Prevzemanje zapisov in zaloga – v izvedbi IZUM-a;
- usposabljanje za uporabo programske opreme COBISS3/Izposoja – v izvedbi IZUM-a;
- usposabljanje za implementacijo okolja programske opreme COBISS v sodelovanju s knjižnico – v izvedbi IZUM-a.
Izobraževanje knjižničarjev je bilo sofinancirano v okviru projekta Krepitev kompetenc strokovnih delavcev na področju vodenja inovativnega vzgojno-izobraževalnega zavoda in je potekalo od 1. 9. 2016 do 31. 8. 2018. Vloga organizatorja izobraževanja je bila dodeljena ZRSŠ-ju, ki je podpisal pogodbo z IZUM-om, po kateri je bilo treba v omenjenem obdobju izvesti izobraževanje za največ 450 oseb (po eno osebo iz vsake šole). Za enega udeleženca iz vsake šole je bilo izobraževanje brezplačno. Termine in lokacije izobraževanj je IZUM usklajeval z ZRSŠ-jem. Ker je bilo treba v 24 mesecih vključiti 450 knjižnic, je bilo treba prilagoditi vsebino izobraževanja, število udeležencev v posameznem terminu in seveda tudi število terminov.
Preglednica 2: Število izvedenih tečajev v obdobju od septembra 2016 do avgusta 2018
Glede na kadrovske in finančne omejitve smo, kot kaže Preglednica 1, tudi postopka izdelave zapisnika o zalogi in zapisnika o izposoji racionalizirali. Namesto fizičnega obiska knjižnice smo postopek izdelave zapisnika začeli med prvim usposabljanjem; preostali postopek do končne verifikacije pa je potekal preko e-pošte ali telefona. Po verifikaciji obeh zapisnikov je IZUM uredil začetne nastavitve v posamezni bazi, tako je knjižnica lahko začela delati (gradnja kataloga, izposoja) že kmalu po usposabljanju. Glede na časovni okvir izobraževanja je bilo treba celoten postopek priprave in verifikacije zapisnika ter implementacijo lokalne baze za 20–30 knjižnic opraviti v manj kot v mesecu dni.
Projekt prehoda na COBISS je predvidel, da se lokalni katalog šolske knjižnice uredi izključno s prevzemanjem zapisov o gradivu iz vzajemnega kataloga COBIB.SI. Ta odločitev je bila sprejeta po oceni časovnih in kadrovskih zmožnosti, predhodne izkušnje pa so pokazale, da je največji izziv pri konverzijah čas, ki je za njih porabljen. IZUM je namreč v preteklosti izvedel konverzije za 22 šolskih knjižnic in analiza le-teh je pokazala, da je vsaka konverzija od začetnih pogovorov do zaključka izvedbe v povprečju trajala 125 dni za vsako knjižnico. Izkazalo se je, da trajanje postopka ni odvisno od tehnične implementacije konverzije, temveč so obseg dela povečale težave zaradi slabih podatkov v katalogih lokalnih sistemov (npr. WinKNJ in Šolska knjižnica), specifičnosti vsake posamezne knjižnice in zato dolgotrajne komunikacije s knjižnicami. Navkljub temu smo se odzvali na mnoge pozive šolskih knjižničarjev, tako da je Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport (MIZŠ) dne 19. 12. 2017 šolskim knjižnicam poslalo okrožnico z naslovom Prehod šolskih knjižnic v sistem COBISS – konverzija podatkov iz programa WinKnj v sistem COBISS.SI. Presenetljivo se je na okrožnico odzvalo samo deset knjižnic, ki so izpolnjevale pogoje, navedene v okrožnici, in so bile pripravljene aktivno sodelovati pri postopku prenosa svojih podatkov.
Čeprav se je uradni del projekta zaključil, naše delo ni končano. V času projekta je namreč bilo izobraževanje knjižničarjev zelo strnjeno, mnoge knjižnice pa se niso uspele pripraviti na izgradnjo lokalne baze takoj po izobraževanju. Pomoč šolskim knjižničarjem je zato zelo obsežna: v okviru servisa Podpora uporabnikom IZUM vsakodnevno odgovarjamo na številna vprašanja po telefonu ali elektronski pošti in izvajamo različne zahtevke, kot so npr. inicialni vpisi članov v bazo podatkov o članih. Poleg tega organiziramo obnovitvene delavnice in pripravljamo različna dodatna navodila, npr. video vsebine.
Zagotovo pa smo veseli, da je z vstopom vseh šolskih knjižnic v sistem COBISS.SI ta dejansko postal slovenski knjižnični sistem v pravem pomenu besede. Šolajoči populaciji je zdaj skozi celoten sistem izobraževanja zagotovljen poenoten knjižnični informacijski sistem, ki jim bo omogočil uporabo vseh funkcionalnosti sodobnega knjižničnega kataloga.
Prispevek pripravila: Tatjana Žnidarec