V želji po zagotavljanju čim višje kakovosti bibliografskih baz smo v oddelku Bibliografska kontrola januarja 2020 začeli knjižnice v sistemu COBISS.SI vsak mesec obveščati o obstoju podvojenih zapisov in zapisov s fiktivno kodo v njihovih lokalnih bibliografskih bazah. Spomladi leta 2021 smo to storitev razširili tudi na knjižnice v Srbiji, Severni Makedoniji, Bosni in Hercegovini, Črni gori, Republiki Srbski in Bolgariji, pri čemer makedonske knjižnice obveščamo vsak mesec, preostale pa dvakrat letno.
Najprej s posebnim programom izdelamo seznam knjižnic z bibliografskimi zapisi v njihovi lokalni bazi, ki so v vzajemni bazi COBIB kot podvojeni označeni za brisanje. To pomeni, da imajo v podpolju 001a – Status zapisa vpisano kodo d – izbrisan zapis, v podpolju 001x – Številka nadomestnega zapisa* pa identifikacijsko številko zapisa, ki ga je treba namesto podvojenega zapisa prenesti iz COBIB-a v lokalno bazo.
Na podoben način pripravimo seznam knjižnic z bibliografskimi zapisi, ki imajo v podpolju 675c – Vrstilec za iskanje vpisano fiktivno kodo. Ta je namenjena le začasni rabi v tistih knjižnicah, v katerih vsebinsko obdelavo delajo po opisni katalogizaciji.
Nato kontaktne osebe knjižnic, ki so na seznamu knjižnic z duplikati, po elektronski pošti prejmejo sporočilo s povezavami do tistih poglavij v priročnikih[1], kjer so opisani postopki za razreševanje podvojenih zapisov, in seznamom morebitnih duplikatov (slika 1). Knjižnice z drugega seznama prejmejo tabelo zapisov s fiktivno kodo.
V idealnem scenariju se nato zgodi naslednje: knjižničarji se po prejemu sporočila o obstoju podvojenega zapisa v lokalni bazi najprej prepričajo, ali gre res za duplikat; če gre, iz COBIB-a prevzamejo zapis, katerega ID je v zapisu, ki je v vzajemni bazi označen za brisanje, vpisan v podpolje 001x, nato pa nanj z duplikata prenesejo podatke o zalogi. Pomembno: na koncu je treba podvojeni zapis brisati iz lokalne baze. V nasprotnem primeru ga bo program naslednji mesec ponovno zaznal in knjižnico še enkrat opozoril nanj, četudi je bil pravi zapis že prevzet iz vzajemne baze in nanj prenesena zaloga. V primeru zapisov s fiktivno kodo je treba fiktivno kodo v bibliografskem zapisu v vzajemni bazi nadomestiti z ustreznim vrstilcem za iskanje.
Če se izkaže, da je kak zapis neustrezno označen za brisanje, knjižničarje prosimo, da o tem obvestijo knjižnico, iz katere prihaja zadnji redaktor zapisa – torej tisti, ki je zapis označil za duplikat. (Kontaktne osebe posameznih knjižnic so navedene v bazi COLIB.) Če to ni možno, se lahko obrnete na IZUM na portalu Podpora IZUM ali po elektronski pošti na naslov podpora@izum.si, kamor lahko posredujete tudi morebitna druga vprašanja.
Za konec še nekaj številk: aprila 2020 je bilo v lokalnih bazah knjižnic v sistemu COBISS.SI 6725 podvojenih zapisov, januarja letos pa 3947. Število zapisov s fiktivno kodo se je v istem obdobju zmanjšalo z 2284 na 937. V letu 2024 je bilo število knjižnic, ki so na določen mesec prejele obvestilo o podvojenih zapisih, med 430 in 480, tiste, ki jim vsak mesec pošljemo sporočilo o zapisih s fiktivno kodo, pa lahko preštejemo na prste ene roke.
Prispevek pripravil: Boštjan Kmetec
-
- Povezave na priročnike:
- razreševanje podvojenih zapisov (gl. pogl. 8.5 v priročniku COBISS3/Katalogizacija);
- prenos zaloge v drug zapis (gl. pogl. 10.1 v priročniku COBISS3/Zaloga ali pogl. 5.12 v priročniku COBISS Lib/Zaloga);
- brisanje bibliografskega zapisa (gl. pogl. 2.3 v priročniku COBISS3/Zaloga ali pogl. 3.4 v priročniku COBISS Lib/Zaloga);
- brisanje polja 998 pri serijskih publikacijah (gl. pogl. 4.3 v priročniku COBISS3/Zaloga ali pogl. 4.4 v priročniku COBISS Lib/Zaloga).
- Povezave na priročnike: