Ena izmed aktivnosti za zagotavljanje kakovosti bibliografskih in normativnih zapisov v skupini Bibliografska kontrola je spremljanje kakovosti zapisov katalogizatorjev novincev. Katalogizatorji se za samostojno in kakovostno delo izobražujejo že v postopku pridobitve dovoljenj za vzajemno katalogizacijo, praviloma imajo v matični ustanovi določenega mentorja, ki nadzoruje kakovost zapisov, na koncu izobraževanja pa usposobljenost dokažejo z opravljenim izpitom.
Postopek spremljanja
Kljub naštetemu IZUM katalogizatorje novince podrobneje spremlja še eno leto po pridobitvi vsakega izmed dovoljenj (A, B1, B2, C in D). Status novinca namreč traja 12 mesecev od pridobitve posameznega dovoljenja. V tem obdobju se dvakrat izvede spremljanje kakovosti zapisov. Prvi pregled zajame zapise prvih šestih mesecev od pridobitve dovoljenja, drugi pregled pa zapise od sedmega do dvanajstega meseca po pridobitvi dovoljenja. Status novinca nastopi po pridobitvi posameznega dovoljenja, postopek spremljanja pa je enak ne glede na vrsto dovoljenja. Po obdobju enega leta se status novinca izteče, spremljanje kakovosti pa nato poteka v okviru drugih aktivnosti, ki zajemajo npr. sprotno spremljanje kakovosti zapisov, kreiranih na določen dan (dnevna produkcija), spremljanje zapisov z istovrstnimi napakami idr.
Pri spremljanju aktivnosti se zajamejo in preverjajo kreirani bibliografski zapisi s pripadajočimi normativnimi zapisi. Pripombe so deloma odvisne tudi od privilegijev, ki jih imajo novinci. Nekateri že do 1. preverjanja pridobijo pooblastilo za kreiranje in redigiranje polnih zapisov za osebna imena v bazi podatkov CONOR, tako da so tudi morebitne pripombe pregledanih normativnih zapisov drugačne kot pri tistih, ki tega pooblastila nimajo. V pregled se zajame do 25 zapisov, ki jih je kreiral in/ali redigiral katalogizator novinec. Če je redaktor drug katalogizator, se takšni zapisi izločijo iz pregleda, prav tako se izločijo zapisi, pri katerih je katalogizator novinec le redaktor, kreiral pa jih je drug katalogizator. Število zapisov je zelo različno in je odvisno od tipa knjižnice, delovnega mesta, ki ga zaseda katalogizator novinec, vrste obdelanega gradiva in še česa. Tako nekateri katalogizatorji pri 1. ali 2. preverjanju nimajo nobenega zapisa, nekateri pa imajo manjše število zapisov; če jih je manj kot 25, se preverijo vsi zapisi. Precej pa je katalogizatorjev novincev z več kot 25 zapisi na posamezno preverjanje in pri teh se naključno izbere 25 zapisov. Prav tako imajo nekateri katalogizatorji v zajetem obdobju uporabniška imena v različnih bazah, kar vpliva na oblikovanje iskalne zahteve in rezultate poizvedbe.
Pregledi zapisov v obdobju 2015–2024
Na IZUM-u se spremljanje katalogizatorjev novincev izvaja že vrsto let, a je povsem primerljive podatke pregledov težko zbrati za celotno obdobje dejavnosti spremljanja novincev. Glavni razlog je v različnem postopku pridobivanja posameznih dovoljenj, ki se je kasneje sicer poenotil. Za pridobitev dovoljenja A je bilo že leta 2005 treba opraviti preizkus znanja, medtem ko so zapise katalogizatorjev novincev za preostala dovoljenja tedaj preverjali po opravljenem tečaju, preizkusa pa jim ni bilo treba opraviti (Katalogizacija v sistemu COBISS – nadaljevalni tečaj). Leta 2012 so bili uvedeni preizkusi znanja tudi za preostala dovoljenja in tako je bil postopek pridobitve poenoten (razlika je le v številu zapisov pri pridobivanju dovoljenja A in preostalih dovoljenj). Iz omenjenih razlogov so bili za potrebe prispevka uporabljeni podatki zadnjih desetih let.
V število pregledov za posamezno leto sta lahko vključena oba pregleda (po šestih ali dvanajstih mesecih) za posameznega katalogizatorja novinca, lahko pa samo 1. ali 2. pregled, odvisno od datuma pridobitve dovoljenja. Pri številu pregledov ni večjih nihanj, izstopa pa leto 2021, ko je bilo opravljenih le 24 pregledov. Razlog je povsem kadrovske narave, saj je po odhodu sodelavke trajalo nekaj časa, preden se je delo prerazporedilo tako, da je spremljanje novincev spet potekalo na običajen način. Zadnja tri leta število pregledov postopoma narašča in v letu 2024 je bilo pregledov največ v desetletnem obdobju, in sicer kar 83. Podobno je pri številu zapisov; iz že prej omenjenega razloga je bilo najmanj pregledanih zapisov leta 2021, in to 224, največ pa leta 2024, ko je bilo pregledanih 949 zapisov (slika 1).
Pri številu pregledanih zapisov katalogizatorjev novincev in številu knjižnic, iz katerih le-ti prihajajo, je videti manjše razlike. Iz posamezne knjižnice namreč lahko zajamemo zapise enega ali več katalogizatorjev. Podatki so precej konstantni vse do leta 2021, ko je viden upad tako pri katalogizatorjih, vključenih v pregled (18), kot tudi pri številu knjižnic (16). V naslednjih treh letih število spet raste, leta 2024 smo tako v pregled zajeli največ katalogizatorjev v obravnavanem obdobju, in sicer 55 iz štiridesetih knjižnic (slika 2).
Po opravljenih pregledih smo veseli kakršnega koli odziva na poslana sporočila, naj bo v obliki povratne e-pošte, telefonskega klica ali pa kar v obliki priporočenih popravkov v bibliografskih ali normativnih zapisih. Zavedamo se, da je informacij veliko, razpršene so na različnih mestih, obdelava gradiva pa je za marsikaterega katalogizatorja novinca le eno izmed knjižničnih opravil. Želimo si, da bi h kakovosti zapisov pripomogla tudi naša priporočila in da bi jih katalogizatorji novinci upoštevali pri nadaljnji praksi obdelave gradiva. Spremljanje tega pa je že predmet kakšne druge IZUM-ove aktivnosti.
Prispevek pripravila: Nataša Stadler
Viri: