Šolska knjižnica II. gimnazije Maribor (DGM) uporabnikom ponuja možnost samostojnega izposojanja in vračanja gradiva.

Predstavitev knjižnice II. gimnazije Maribor

V knjižnici DGM je vsa leta velik pretok uporabnikov, predvsem dijakov, ki v knjižnici preživijo tudi več ur dnevno oziroma pridejo večkrat na dan v knjižnico, kjer jim je na voljo več kot 40 mest v čitalnici in različnih kotičkih. Na šoli je nekaj več kot 800 dijakov in okoli 90 zaposlenih. Po meritvah je povprečni dnevni pretok okoli 250 uporabnikov, občasno pa je tudi večji. Lepo je videti, ko dijaki veliko svojih prostih ur od 7. ure zjutraj do 15. ure popoldne, medtem ko čakajo na pouk ali obšolske dejavnosti, preživijo v šolski knjižnici, se učijo, berejo, pripravljajo raziskovalne naloge, eseje, se družijo ali samo sproščajo.

Slika 1: Knjižnica II. gimnazije Maribor (vir: arhiv knjižnice)

Vsi naši dijaki (z redkimi izjemami) si vsako leto izposodijo učbenike iz učbeniškega sklada; v resnici sta zaradi dodatnega mednarodnega programa in drugačnih zahtev pravzaprav dva učbeniška sklada. Čeprav sva dve knjižničarki, je za dobro izvedbo vsega strokovnega, biblio-pedagoškega in dodatnega dela potrebno veliko organizacijskega časa in usklajevanja. Pri delu z učbeniškim skladom vsak šolski knjižničar najprej ugotovi, da je ogromno strnjenega strokovno nezahtevnega, a fizično napornega dela ob vsakoletni izposoji in vračanju. Zato si med svojo kariero v šolski knjižnici postopoma izdela lastnim okoliščinam prilagojen način, kako to najbolj optimalno izvesti – da bo pravočasno zaradi pouka, da bodo dijaki preskrbljeni z ustreznimi gradivi, da se bo v računovodstvu vse ujemalo, pa še, da bo hkrati preostali del knjižnice urejen in bo učinkovito deloval. In zato pogosto stiska zobe.

A šolski knjižničar je tudi v toku s časom in sprejme v uporabo nove tehnologije. Naprava, program ali aplikacija pomaga k večji učinkovitosti ali razbremenitvi, vendar ne na račun osnovnega poslanstva.

Na Drugi je bila šolska knjižnica vedno pomemben del njene identitete. V določenih trenutkih je pri vključevanju novosti pomemben tudi posluh vodstva in sodelavcev. Tako je bila na primer leta 1991, ko so se vzpostavili temelji za sistem COBISS, prav šolska knjižnica DGM (v času šolske knjižničarke Majde Steinbuch) med prvimi knjižnicami vključena v online izposojo. S tako uporabo sodobnih tehnologij šolska knjižnica dijakom pomaga, da lahko na podlagi lastnih izkušenj spremljajo razvoj znanosti in tehnologije.

Ideja o knjigomatu

Leta 2015 se je zaradi naraščajočega obiska (tudi prihodi in odhodi so se merili z napravo za zaščito gradiva) in drugih dejavnosti v knjižnici pojavila zamisel, da bi lahko s samostojnim izposojanjem in vračanjem gradiva dijaki hkrati izboljšali tudi svojo suverenost in odgovornost. V Sloveniji so nekatere knjižnice že pisale o svojih izkušnjah s knjigomatom in od takrat smo večkrat preverjali ponudbe različnih dobaviteljev in proizvajalcev. Prav tako smo v pogovorih na različnih strokovnih in neformalnih srečanjih s kolegicami iz drugih slovenskih srednješolskih knjižnic vsakič prišli do skupne težave, kako skrajšati čas in zmanjšati napore pri izposoji in vračanju gradiva v učbeniškem skladu. Prav zato je bila naprava za samostojno vračanje in izposojo gradiva več let na našem seznamu želenih posodobitev knjižnice. In čeprav je bila tudi naša naprava za zaščito gradiva že v letih, ko je potrebovala vedno pogostejše servisiranje, se je zdel nakup knjigomata še vedno oddaljen.

Nato pa je pozno jeseni na Dnevih COBISS 2023 predstavitev panela o Prehodu na novo generacijo programske opreme COBISS s prispevkom o razvoju digitalnih aplikacij za izposojo z uporabo mobilnih naprav sprožila idejo o možni uresničitvi naše potrebe. Med odmorom je bil odličen čas za mreženje in že v prvem pogovoru smo začutili skupen interes. Vodja sektorja Bojan Štok in skrbnica za nadgradnjo in načrtovanje COBISS Plus in mCOBISS Janita Tacer Slana sta videla potencial v razvoju takšne aplikacije in nas po odobritvi finančnega načrta Instituta informacijskih znanosti (IZUM) za koledarsko leto 2024 povabila k sodelovanju. Obiskali so nas na šoli in na sestanku smo opredelili želje, potrebe in možnosti, vprašanj in predlogov je bilo precej na obeh straneh. V naslednjih mesecih sta sledila delo in razvoj na eni strani in veliko pričakovanje na drugi strani.

Prvi koraki s knjigomatom IZUM

V mesecu maju, ko narava in mladina vzbrstita in se ogreva zrak v razredih, smo tudi v knjižnici začutili veliko spremembo, saj smo bili priča namestitvi aplikacije za samostojno izposojo in vračanje gradiva (poenostavljeno: knjigomat IZUM). S tem se je začelo delo na naši strani, saj je bilo delovanje posameznih postopkov treba preskusiti v realnih razmerah. Ker je bil čas pred koncem šolskega leta, priložnosti za skupinsko izobraževanje dijakov ni bilo, smo pa rednim obiskovalcem pokazali delo s knjigomatom in jih spodbujali, da ga uporabijo. (Ker smo istočasno izvedli tudi prehod na RFID-sistem v učbeniškem skladu, je bilo še veliko dodatnih posebnosti, ki jih na tem mestu ne omenjam.)

Slika 2: Knjigomat IZUM (vir: avtorica)

Za namestitev knjigomata IZUM smo potrebovali računalnik z administratorskimi pravicami za namestitev programa, monitor, tipkovnico in miško ter čitalec črtne kode. Šolski računalničar je za testno obdobje uporabil kar enega izmed računalnikov v knjižnici. Knjigomat IZUM smo namestili v bližini izposojevalnega pulta, zraven pa je voziček (ali mizica s škatlo) za odlaganje vrnjenih knjig.

Maj in junij v šolski knjižnici prinašata misli na zaključek šole in poletje, zato smo svoje prve izkušnje s knjigomatom IZUM podaljšali še na začetek novega šolskega leta. Ob tem smo IZUM-u javljali sprotne težave in predloge, na primer da je smiselno omogočiti čim hitrejši način prijave za izposojo, kar predstavljajo dijaške izkaznice, vendar pa mora obstajati tudi način prijave brez njih, saj jih dijaki pogosto pozabijo, zaposleni pa izkaznic nimajo. Pomembno nam je bilo tudi, da lahko vračilo gradiva izvedejo brez prijave oziroma izkaznice.

Že konec avgusta je prišel knjigomat IZUM bolj do izraza, saj smo z njim množično izposojali učbeniško gradivo. Takrat smo namesto stacionarnega računalnika uporabili prenosnik, ki je bil redko v uporabi, saj knjigomat za delovanje ne potrebuje velikih zmožnosti in drugih programov. Odčitavanje in beleženje z uporabo čitalca črtne kode v oddelku Učbeniški sklad sta potekala odlično. Dijaki so se lahko tudi brez izkaznic hitro prijavili s 4-mestno člansko številko, ki smo jim jo za vsak primer predhodno posredovali. To se je izkazalo za dobro rešitev, saj smo potem ugotovili, da je dobavitelj dijaških izkaznic za nove izkaznice v tem šolskem letu spremenil digitalni zapis. Hkrati nam je postalo jasno, da so tudi naši čitalci že toliko stari, da ne odčitavajo črtnih kod s telefonov; če bi, bi to seveda bistveno pomagalo pri prijavi v knjigomat.

Slika 3: Videz okna, ki pričaka uporabnike

Z IZUM-ovo tehnično ekipo smo si redno dopisovali, veliko je bilo testnega odčitavanja, prepoznavanja in opisovanja težav, pričakovanja rešitev, usklajevanja in prepričevanja domačega IT-osebja, da smo po vseh popravkih posameznih korakov uspeli priti do uspešnih prijavnih postopkov, izposoje gradiva in beleženja vračil. Dodatno smo reševali še posebnosti, ko smo poskušali postopke izvajati z uporabo RFID-sistema.

Slika 4: Okno za vpis ustreznih nastavitev

Marca 2025 je bil dodan še izredno koristen parameter, ki se vklopi na zahtevo posamezne šolske knjižnice, in sicer, da se izposoja in vračanje gradiva izvajata ne glede na oddelek, torej ni več potrebe po preklapljanju med oddelki knjižnice in učbeniškim skladom.

Uporabnikom priporočamo, da po opravljeni transakciji na knjigomatu vsaj občasno preverijo stanje v sistemu COBISS Plus oziroma da ob zaključku izberejo pošiljanje potrdila o transakciji na svoj elektronski naslov, čeprav se doslej še ni zgodilo, da transakcije pri članu ne bi bile pravilno zabeležene.

Prav tako priporočamo, da ne uporabijo knjigomata IZUM za izposojo knjig, pri katerih opazijo, da so poškodovane (npr. strgane, polite, popisane). V takem primeru svetujemo, da pred izposojo o tem obvestijo knjižničarko; tako se stanje gradiva ustrezno zabeleži.

Knjižničarja osvobodi vsakdanje rutine

Popularno se aplikacija za samostojno izposojo in vračanje gradiva imenuje knjigomat IZUM, na IZUM-u je bil delovni naziv tudi kiosk. Tako so namreč Perzijci nekoč poimenovali majhne, samostoječe paviljone ali stojnice, odprte na eni ali več straneh, Angleži pa so tako rekli tudi javni telefonski govorilnici. Danes so redki kioski, kjer prodajajo časopise in revije ali kostanje, vse več pa je samostoječih naprav, ki ponujajo informacije in storitve na računalniškem zaslonu na letališčih, železniških postajah, v zdravstvenih domovih …

In zdaj še v knjižnicah. Na podoben način izbrani računalnik ob namestitvi aplikacije za samostojno izposojo in vračanje gradiva ne omogoča ničesar drugega, nič brskanja po spletu ali urejanja dokumentov, brez vklapljanja in izklapljanja pa je vsakomur na voljo za izposojo in vračanje gradiva.

V šolski knjižnici ni neobičajno, da dijak pride v knjižnico in kar takoj vpraša knjižničarko za konkretno gradivo, ne da bi sam preveril v aplikaciji COBISS Plus, ali je to gradivo na voljo. Ko vpraša »Ali imate …?«, pričakuje, da mu bo knjižničarka gradivo prinesla na pult, ga zadolžila in mu na koncu voščila lep dan.

Velik del pomena šolskih knjižnic je tudi v poučevanju in dajanju priložnosti za samostojnost pri vseh fazah, povezanih z gradivi, od izbiranja in izposoje do branja ter vrednotenja. Pogoj je, da uporabnik pozna postopke in orodja. Ena od dobrodošlih pridobitev za iskanje na polici je lokator, knjigomat pa je nekakšna nadgradnja, ki v šolski knjižnici nikakor ne pomeni prekinjenega medosebnega stika, ampak uporabniku omogoči, da v procesu postane glavni akter.

Učinkovitejša izposoja in vračilo gradiva učbeniškega sklada in knjižnične zbirke

Z uporabo knjigomata se del bremena ob odčitavanju učbenikov porazdeli med dijake, ki opravijo vsak zase to, kar bi sicer knjižničarka namesto 800 dijakov opravila v nekaj dneh. Tako v dveh prelomnih terminih šolskega leta pripomore k pospešeni izposoji in vračanju gradiva učbeniškega sklada, saj v tem primeru fizično zelo razbremeni knjižničarja, ki je prisoten za pomoč.

Med šolskim letom knjigomat uporabnikom prihrani čakanje pri pultu, medtem ko knjižničarka lahko brez slabe vesti ali naglice nameni čas dijaku z bolj zahtevno poizvedbo, izprazni voziček z vrnjenim gradivom, se z bolj osebnim pristopom osredotoči na interakcije z uporabniki, ki so res pomembne, in še v večji meri goji prijetno okolje (ali odide v miru na malico). Prav tako jo naprava razbremeni rutinskih transakcij, kot je izposoja 15 slovarjev pred uro pisanja eseja ali množična izposoja gradiv za domače branje. Knjižničar tako konec delovnega dneva z večjim zadovoljstvom zaklene vrata za seboj, saj ve, da je uspešno svetoval uporabnikom pri njihovih poizvedbah in jim hkrati omogočil učinkovito uporabo knjižnice in informacijskih virov. To je seveda drugače, kot če pomisli, da je spet večji del dneva izposojal in vračal isti naslov za domače branje.

Za konec

V začetku lanskega septembra me je še ena mariborska srednješolska knjižnica obvestila, da so se odločili pri naslednjem vračanju gradiva učbeniškega sklada uporabiti knjigomat IZUM. Kaj sem jim predlagala pred začetkom dela?

1. Dogovorite se z odgovornim osebjem na šoli (tudi skrbnikom IT) in predstavite potrebo v knjižnici in prednosti, ki jih knjigomat IZUM prinaša.
2. Skrbnik IT na osnovi aktualnih Navodil za namestitev IZUM-knjigomata ustrezno izvede namestitev in vnese lokalne parametre.
3. Knjigomat je zunanja povezana naprava (tako kot tiskalnik), zanj je predhodno treba imeti nameščen program COBISS DGW (tudi za knjigomat IZUM bo ta servis v kratkem nadomestil COBISS IO).
4. Med obveznimi podatki o članu je uporabnikov e-naslov, da se po končani transakciji izvede pošiljanje zadolžnice. Preverite delovanje izkaznic ali drugega načina vnosa identitete (npr. črtna koda mCOBISS ali COBISS Plus, alternativna številka) pri izposoji.
5. Z aplikacijo za samostojno izposojo in vračanje gradiva lahko hitro pretvorite navaden namizni ali prenosni računalnik v knjigomat IZUM in ga nato uporabljate kot knjigomat.
6. Pred začetkom uporabe ob sodelovanju uporabnikov preverite delovanja celotnega postopka izposoje in vračanja v realnem okolju.
7. Pred začetkom uporabe na več mestih obvestite svoje uporabnike (na primer po šolski e-pošti, na spletni strani, v prostorih knjižnice) o novosti in dodajte kratka in preprosta navodila za uporabo.
8. Če je mogoče, predstavite delovanje in prednosti knjigomata dijakom ob skupinskem obisku knjižnice in sodelavcem na skupni konferenci.
9. Spodbujajte dijake k samostojni uporabi knjigomata že med šolskim letom; če so zadržani, jih na zabaven način vodite po korakih, saj bodo tako spoznali, da je postopek preprost; tako bodo ob koncu šolskega leta (ali že prej) povsem suvereno vračali tudi učbenike.

Prispevek pripravila: mag. Gordana Banjanin, vodja knjižnice II. gimnazije Maribor