Programska oprema COBISS omogoča prevzemanje zapisov iz drugih vzajemnih bibliografskih baz podatkov v mreži COBISS.net in drugih tujih bibliografskih baz. Navodila za prevzemanje bibliografskih zapisov iz tujih baz so namenjena katalogizatorjem v sistemu COBISS, saj pojasnjujejo posebnosti pri prevzemanju bibliografskih zapisov in jih opozarjajo, na kaj je treba biti še posebej pozoren pri dopolnjevanju oz. popravljanju prevzetih zapisov v skladu s pravili, ki veljajo pri katalogizaciji v sistemu COBISS. Posodobitev in popravki navodil zajemajo splošne informacije o postopku prevzemanja in popis specifik po posameznih poljih in podpoljih.
Prevzemanje zapisov poteka iz katalogov Kongresne knjižnice, Nemške nacionalne knjižnice in knjižnic Univerze v Oxfordu. V iskalniku aplikacije COBISS Cat je omogočeno hkratno iskanje zapisov v vseh katalogih (LC/DNB/OXF) (slika 1).
Pri specifikah bi izpostavili jezik katalogizacije. V bazah LC in OXF je jezik katalogizacije angleščina, v bazi DNB pa nemščina. V prevzetih zapisih se nekatere fraze v angleščini oz. nemščini samodejno prevedejo v slovenščino, preostali podatki pa ostanejo v angleščini oz. nemščini (npr. opombe v bloku 3XX). Te podatke morajo katalogizatorji v skladu s katalogizacijskimi pravili zapisati v slovenščini.
Paziti je treba predvsem na polje 035, v katero se prepiše kontrolna številka, ki jo je zapis imel v tuji bazi podatkov (npr. (DLC)19114162, (DE-599)DNB1199215600 ali (UkOxU)990208523560107026). Podatka v polju 035 katalogizator ne sme brisati ali popravljati, ker je ta podatek pomemben za sledljivost izvora prevzetega zapisa in za preprečevanje podvajanja zapisov v bazi COBIB. Izvor prevzetega zapisa lahko ugotovimo tudi po uporabniškem imenu katalogizatorja; samodejno se mu namreč doda končnica LC, DNB ali OXF (npr. IZUM JELKAK_OXF).
Za postopek prevzemanja bibliografskih zapisov iz tujih baz podatkov gl. tudi priročnik Navodila za delo v aplikaciji COBISS Cat.
Prispevek pripravila: mag. Jelka Kos