Na podlagi zahtev knjižnic o avtonomnem izvajanju inventure smo razvili novo verzijo programske opreme COBISS3, ki omogoča izvajanje inventure v produkcijskem okolju, ne da bi bilo treba zapreti knjižnico. Trenutno je možno na ta način izvesti inventuro za monografske publikacije. Postopek lahko knjižnica začne, ko IZUM vključi ustrezni parameter.
Zakon o računovodstvu (ZR) v svojem 36. členu predpisuje obvezno inventuro, kar pomeni usklajevanje stanja sredstev z dejanskim stanjem. Inventura naj bi se izvajala vsako leto, ob koncu koledarskega leta, oziroma v časovnih intervalih do največ pet let. Namen inventure v knjižnicah je poleg zakonske obveze usklajevanje knjižnične evidence z dejanskim stanjem.
Izvajanje inventure z novo verzijo programske opreme COBISS3 vključuje naslednje korake, ki se izvajajo hitreje in pregledneje:
- priprava pred začetkom odčitavanja,
- odčitavanje, vmesne kontrole in posebni postopki,
- priprava izpisov,
- odpis gradiva,
- zaključek inventure.
Določitev obsega inventure in zagon inventure
Knjižnica se lahko odloči, kdaj bo izvajala inventuro in v kakšnem obsegu in inventuro tudi sama zažene. Aktivna je lahko samo ena inventura.
Odčitavanje
Odčitavanje gradiva lahko izvedemo na dva načina:
-
- z ročnim čitalnikom črtne kode, ki ga uporabljamo za izposojo, ali
- s prenosnim terminalom, ki ima čitalnik črtne kode.
Popisovanje gradiva z direktnim odčitavanjem lahko izvedemo s čitalnikom za izposojo, pri čemer se odčitki zapisujejo neposredno v inventurno okolje. Pogoj za uporabo te metode je stalna povezava računalnika z internetom.
Kadar pa pri popisovanju gradiva uporabljamo prenosni terminal s čitalnikom črtne kode, odčitke najprej prenesemo s čitalnika na lokalni računalnik, nato pa z lokalnega računalnika na IZUM-ov strežnik.
Na računalniku, na katerega prenašamo odčitke za potrebe izvajanja inventure, mora biti na disku C kreirana mapa Inventura, v njej pa podmapa CHECK_DATA, kamor bomo lokalno shranjevali datoteke z odčitki.
Vmesne kontrole
Nov način izvajanja inventure omogoča tudi vmesne kontrole, ki so pri odčitavanju velikega števila enot gradiva zelo dobrodošle.
Ta funkcionalnost je najbolj uporabna pri aktivni inventuri, in sicer za sledenje napredka pri odčitavanju gradiva.
V oknu Prikaz statusa inventure preverimo, katere podlokacije in interne oznake smo vključili v obseg inventure, koliko gradiva je neodčitanega, izposojenega, odčitanega, izposojenega in odčitanega ter kolikšen je višek (gradivo izven obsega inventure).
Slika 1: Prikaz statusa inventure
Posebni, novi postopki
Omenimo nekaj novih postopkov pri inventuri, ki jih prejšnja verzija programske opreme ni omogočala:
-
- Prenos odčitkov na drugo inventuro. Med odčitavanjem gradiva se lahko kdaj zgodi, da smo določili napačen obseg inventure. V tem primeru obstoječo inventuro zaključimo in pripravimo novo inventuro. Pripravimo nov, pravilni obseg in v aktivno inventuro prenesemo izbrane odčitane inventarne številke. Ponovno odčitavanje ni potrebno.
-
- Dodajanje inventariziranega gradiva. V času izvajanja odčitavanja sicer ni smiselna inventarizacija gradiva, a tudi to je v izrednih situacijah možno.
-
- Preverjanje statusov v izposoji za čas aktivne inventure. Ker pa ni vedno izvedljivo, da je knjižnica v času izvajanja inventure zaprta, programska oprema omogoča izvedbo inventure tudi v knjižnici, odprti za uporabnike. V tem primeru je pri posameznem odčitku pomemben atribut Statusi v izposoji v času inventure.
-
- Brisanje podatkov o inventuri. Če smo kreirali objekt Inventura po pomoti ali določena inventura ni več potrebna, jo lahko izbrišemo.
Priprava izpisov, odpis gradiva in zaključek inventure
Ko smo odčitali vse gradivo z direktnim odčitavanjem oz. prenesli vse datoteke z odčitki, sledi postopek priprave izpisov. Do izpisov v novem načinu izvajanja inventure dostopamo hitreje, kot dosedaj. Dostopni so že v razredu Podatki o inventuri.
Po inventuri lahko knjižnica odpiše gradivo. Postopek je ostal nespremenjen in ga je treba izvesti zunaj delovnega časa knjižnice.
Knjižnica lahko na osnovi inventurnih izpisov uskladi stanje zaloge v bazi podatkov z dejanskim stanjem na policah. Ko je to urejeno, inventuro zaključimo, ne moremo pa preklicati postopka. Možna je le še priprava izpisov.
Priporoča se, da je čas med zaključenim odčitavanjem in zaključkom inventure čim krajši, saj po izkušnjah sodeč na ta način zagotovimo kakovostnejšo analizo podatkov.
Na spletni strani portala Izobraževanje so med E-priročniki poleg novih Navodil za izvajanje inventure monografskih publikacij dostopni tudi pripadajoči videoposnetki.
Prispevek pripravili: Mojca Goričan Prišenk, Renata Habjanič, Marko Kralj
Reference:
Navodila za izvajanje inventure monografskih publikacij (nova)