Katalogizacija kontinuiranih virov vključuje kreiranje in posodabljanje zapisov za serijske publikacije in nezaključene integrirne vire. Analize spremljanja kakovosti podatkov v COBIB.SI kažejo, da so v primerjavi z drugimi vrstami zapisov podatki v zapisih za kontinuirane vire najbolj pomanjkljivi. V pomoč pri preverjanju in odpravljanju najpogostejših napak smo zato pripravili nekaj napotkov, kako v programski opremi COBISS3/Katalogizacija poiskati zapise s pomanjkljivostmi.
Osnovna načela katalogizacije kontinuiranih virov
Pri katalogizaciji kontinuiranih virov je treba razumeti, da zapis 1) podaja bibliografske podatke za opis in identifikacijo vira, 2) lahko beleži manjše spremembe bibliografskih podatkov in njihovo kronologijo ter 3) vključuje informacijo, na kateri osnovi (predloga/izvod) in kdaj (datum) je bil opis oblikovan.
Večina teh virov se s časom spreminja. Te spremembe se lahko kažejo v pogostnosti in vzorcih izhajanja, formatu/mediju, imenu, združevanju ali delitvi, menjavah založnikov, načinu beleženja številčenja itn. Pri kreiranju zapisov je zato priporočljivo, da upoštevamo nekaj osnovnih načel:
-
- Identifikacija in značilnosti vira. Pred katalogizacijo ugotovimo vrsto kontinuiranega vira. Ugotovimo, ali ima številko ISSN. Podatke preverimo tudi na založnikovih spletnih straneh, v bazah nacionalnih knjižnic, pri starejših virih tudi v referenčnih virih in nacionalnih bibliografijah.
- Katalogizacija v sistemu COBISS.SI. V lokalni in vzajemni bazi (COBIB.SI) preverimo, ali zapis za kontinuiran vir že obstaja. Priporočljivo je, da pri e-virih iščemo tudi po naslovu, saj v bazi obstajajo starejši zapisi za e-vire, ki še niso imeli številke ISSN. V prevzetih zapisih ne spreminjamo podatka o vrsti zapisa v podpolju 001b (razen če gre za napako glede na ostale podatke v zapisu).
- Kreiranje zapisa. Zapis za vir, ki obstaja v bazi ISSN, prevzamemo. Za druge kontinuirane vire kreiramo nov zapis. Tudi večje spremembe pri izhajanju kontinuiranega vira zahtevajo nov zapis. Vrste sprememb se razlikujejo za serijske publikacije in integrirne vire (gl. ISBD(CR), pogl. 0.12–0.13).
- Urejanje zapisov, prevzetih iz ISSN. Podatkov za identifikacijo vira v poljih 011, 530, 531 ne spreminjamo. Pri podatkih v zapisu je treba preveriti točnost in uskladiti podatke po strukturi formata glede na veljavno katalogizacijsko prakso. Upoštevati je treba tudi jezik in način oblikovanja podatka. Dodamo manjkajoče obvezne podatke.
- Neknjižni kontinuirani viri. V teh zapisih je treba dodati podatkovne elemente, ki so obvezni za opis posameznih vrst gradiva (prim. prosojnice Uporaba programske opreme COBISS3/Katalogizacija – nadaljevalni tečaj).
- Vzdrževanje zapisov skozi čas. Starejše zapise ažuriramo glede na zapis v bazi ISSN. Lahko pa vnesemo tudi druge manjše spremembe. Zapis posodobimo v celoti glede na veljavno katalogizacijsko prakso.
Iskanje pogostih pomanjkljivosti v zapisih za kontinuirane vire, prevzetih iz baze ISSN
Pri iskanju zapisov s pomanjkljivostmi v iskalniku COBISS3 oblikujemo iskalne nize – običajno v ukaznem načinu – z iskalnimi indeksi v kombinaciji s skeniranjem. Od novembra 2021 lahko v ukaznem načinu kombiniramo iskanje tudi s posameznimi podatkovnimi elementi (podpolja, indikatorji) (gl. COBISS3/Katalogizacija, pogl. 4.2) (slika 1).
Napake lahko identificiramo tudi s prikazom zadetkov ali izvozom podatkov za nadaljnjo obdelavo. Poizvedbe lahko shranimo na namizju brskalnika COBISS3 in jih uporabimo pri periodičnem preverjanju zapisov. Da se izognemo nekaterim pomanjkljivostim, lahko uporabimo tudi predlogo in/ali definiramo vrednosti vnaprej.
Katalogizator presodi, kako dolgo naj bo obdobje, v katerem bo zajel zapise ter jih nato pregledal in uredil. V primeru starejših zapisov je obvezna odprava zatipkanih ali napačnih podatkov v točkah dostopa (npr. naslov). Posamezne pomanjkljivosti so lahko vezane tudi na čas veljave katalogizacijske prakse. Zato je smiselno, da jih katalogizator preveri in nato presodi, koliko je to pomembno za zapise, ki so bili kreirani v nekem časovnem obdobju.
Novosti s področja katalogizacijskih pravil so objavljene na spletni strani komisije Krasovka, dopolnitve formatov pa lahko preverimo v priročnikih COMARC/B in COMARC/A. Pred redakcijo je priporočljivo preveriti tudi zadnjo verzijo navodil Prevzemanje zapisov za kontinuirane vire iz baze podatkov ISSN.
V preglednicah podajamo nekaj primerov najpogostejših problematičnih mest pri zapisih, prevzetih iz baze ISSN, in primere, kako jih poiščemo v ukaznem načinu.
| Manjkajoči obvezni podatki | Poizvedba v ukaznem iskanju |
| Polje 200: Manjka podatek v podpolju 200b. V podpolju 200b navedemo izraz, ki na splošno pojasnjuje vrsto gradiva. V sistemu COBISS velja dogovor, da splošno oznako gradiva vpišemo za neknjižno gradivo (npr. Elektronski vir) (gl. COMARC/B, polje 200; Prekat, pogl. 1.2.1; Prevzemanje zapisov za kontinuirane vire iz baze podatkov ISSN (2020), prim. Uporaba programske opreme COBISS3/Katalogizacija – nadaljevalni tečaj (2020)). | cr=uporabniškoime_ and dm=datum:datum and 001b=l not 200b=* |
| Polje 207 (300): Manjka podatek v podpolju 207a oz. v podpolju 300a. V sistemu COBISS izpolnjujemo polje 207 v primeru, če imamo prvo oz. prvo in zadnjo številko, sicer pustimo polje prazno in v polju 300 navedemo opombo, po kateri številki smo naredili bibliografski opis (gl. ISBD(CR), pogl. 3, 7.10.1; COMARC/B, polji 207, 300; Prevzemanje zapisov za kontinuirane vire iz baze podatkov ISSN (2020)). | cr=uporabniškoime_ and dm=datum:datum not 001b=l not (207a=* or 300a=opis po*) |
| Polje 210: Manjka podatek v podpolju 210d (gl. COMARC/B, polje COMARC/B, polje 210; ISBD(CR), pogl. 4.4.2; Prevzemanje zapisov za kontinuirane vire iz baze podatkov ISSN (2020)). | cr=uporabniškoime_ and dm=datum:datum not 210d=* |
| Polje 215: Manjka podatek v podpolju 215a. Obseg in druge značilnosti virov, dostopnih prek spleta, navedemo v polju 215. Pri kontinuiranih virih navedemo samo izraz spletni vir in ne navajamo vrste in obsega datoteke (gl. COMARC/B, polje 215; Komisija za katalogizacijo pri NUK, Navajanje obsega in drugih značilnosti pri virih, dostopnih prek spleta (2019); prim. Katalogizacija elektronskih virov, dostopnih prek spleta (gradivo s tečaja) (2021); Prevzemanje zapisov za kontinuirane vire iz baze podatkov ISSN (2020)). | cr=uporabniškoime_ and dm=20200101:datum and 135b=i not 215a=* |
| Polje 230: Manjka podatek o značilnosti el. vira v podpolju 230a (npr. E‑članek, E-knjiga, E-povzetek, E-revija). Podatek je obvezen za el. vire z dostopom na daljavo in neobvezen za vire z neposrednim dostopom (gl. Prekat, pogl. 3.3; COMARC/B, polje 230; Komisija za katalogizacijo pri NUK, Okrajšava za izraz »elektronski -a -o« (2019); Prevzemanje zapisov za kontinuirane vire iz baze podatkov ISSN (2020); prim. Katalogizacija elektronskih virov, dostopnih prek spleta (gradivo s tečaja) (2021)). | cr=uporabniškoime_ and dm=datum:datum and 135b=i not 230a=* |
| Polje 300: Manjka obvezna opomba o viru stv. nasl. v podpolju 300a. Npr. Nasl. z nasl. zaslona (gl. Prekat, pogl. 7.1.2.1; Prevzemanje zapisov za kontinuirane vire iz baze podatkov ISSN (2020); prim. Katalogizacija elektronskih virov, dostopnih prek spleta (gradivo s tečaja) (2021)). | cr=uporabniškoime_ and dm=datum:datum and 001b=l not 300a=nasl* |
| Polje 300: Manjka obvezna opomba za el. vire o datumu opisa, npr. Opis vira z dne 12. 9. 2015 (gl. Prekat, pogl. 7.9.1; Prevzemanje zapisov za kontinuirane vire iz baze podatkov ISSN (2020)). | cr=uporabniškoime_ and dm=datum:datum and 135b=i not 300a=opis vira* |
| Polje 311: Manjka opomba o izdaji na drugem mediju, ki je navedena v polju 452. Zapišemo ustrezno uvodno frazo, sledi ključni naslov publikacije in ISSN, npr. 311a=Ima spletno izd.: Journal of science (Online) = ISSN 2277-3290 (gl. COMARC/B, polji 311, 452; Prevzemanje zapisov za kontinuirane vire iz baze podatkov ISSN (2020)). | cr=uporabniškoime_ and dm=datum:datum and 452a=* not 311a=*
|
| Polje 326: Manjka obvezna opomba o pogostnosti v podpolju 326a (npr. Četrtletnik, Občasno). Podatek o pogostnosti izhajanja v polju 326 se mora ujemati s kodo v podpolju 110b (gl. COMARC/B, polje 326, ISBD(CR), pogl. 7.0; Prevzemanje zapisov za kontinuirane vire iz baze podatkov ISSN (2020)). | cr=uporabniškoime_ and dm=datum:datum not 326a=* |
| Napačni podatki | Poizvedba v ukaznem iskanju |
| Polje 675: Napačen/zatipkan podatek v podpolju 675v. Skladno z uporabo 4. elektronske izdaje Univerzalne decimalne klasifikacije UDCMRF12 v podpolje 675v vpisujemo kodo UDCMRF12 (gl. UDCMRF12 (29.2.2020)). | cr=uporabniškoime_ and dm=20200301:datum and 675a=* not 675v=UDCMRF12 |
| Podatek je naveden v napačnem polju (podpolju) | Poizvedba v ukaznem iskanju |
| Polje 215: Podatek je naveden v napačnem podpolju (215d). Oznako gradiva navedemo v podpolju 215a (gl. COMARC/B, polje 215; Komisija za katalogizacijo pri NUK, Navajanje obsega in drugih značilnosti pri virih, dostopnih prek spleta (2019); prim. Katalogizacija elektronskih virov, dostopnih prek spleta (gradivo s tečaja) (2021); Prevzemanje zapisov za kontinuirane vire iz baze podatkov ISSN (2020)). | cr=uporabniškoime_ and dm=20200101:datum and 135b=i and 215d=* not 215a=* |
| Odvečni podatki | Poizvedba v ukaznem iskanju |
| Polje 712: Odvečni podatek v polju 712. V zapisu, prevzetem iz baze podatkov ISSN, v poljih 71X brišemo imena korporacij, kadar nastopajo v vlogi založnika ali kako drugače ne ustrezajo kriterijem za primarno ali sekundarno odgovornost (gl. COMARC/B, polje 712; Prekat, pogl. 12.1.2, 12.2; Prevzemanje zapisov za kontinuirane vire iz baze podatkov ISSN (2020)). | cr=uporabniškoime_ and dm=datum:datum and (710a=* or 711a=* or 712a=*) |
| Polje 001: Odvečen podatek v podpolju 001g. Koda označuje stopnjo popolnosti zapisa in podatek o tem, ali je bila enota ob pripravi zapisa pregledana ali ne. Podpolja ne vnašamo, če delamo zapis z gradivom »v roki« (gl. COMARC/B, polje 001). | cr=uporabniškoime_ and dm=datum:datum and 001g=* |
| Manjkajoči neobvezni (priporočljivi) podatki | Poizvedba v ukaznem iskanju |
| Polje 100: Priporočamo vnos kode za namembnost v podpolju 100e (gl. COMARC/B, polje 100). | cr=uporabniškoime_ and dm=datum:datum not 100e=* |
Na koncu naj omenimo še na nekaj novosti v katalogizacijski praksi iz let 2020 in 2021:
- Številke in krajšave v stvarnem naslovu: Kadar se stvarni naslov začne s številko, v polju 532 izpišemo naslov v celoti (posledično izpisanega naslova ne navajamo več v polju 540). Poleg številk na začetku naslova lahko v polju 532 izpišemo tudi številke sredi stvarnega naslova in krajšave (začetnice, kratice, okrajšave, znake ipd.) kjerkoli v stvarnem naslovu (gl. Komisija za katalogizacijo pri NUK (24. 4. 2020)).
- Vmesni založniki: Kadar je pri kontinuiranih virih, prevzetih iz baze ISSN, pri vmesnih založnikih zabeležena kronologija in so obdobja izhajanja znana, so podatki lahko navedeni v ponovljenih poljih 210. Sicer lahko vmesne založnike navedemo v polju 300 (gl. COMARC/B, polje 210; Prevzemanje zapisov za kontinuirane vire iz baze podatkov ISSN (2020)).
- Vzporedni naslovi:
- Kadar se v zapis, prevzet iz baze podatkov ISSN, prenese podatek v polje 510 –vzporedni stvarni naslov in ta podatek ustreza katalogizacijskim določilom vzporednega stvarnega naslova, ga vnesemo v podpolje 200d in polje 510 brišemo.
- Kadar se v zapis, prevzet iz baze podatkov ISSN, v polje 510 prenese stvarni naslov v drugem jeziku, ki ne ustreza katalogizacijskim določilom vzporednega stvarnega naslova (200d) (npr. naslov v drugem jeziku, ki se pojavlja v kasnejših številkah), v polju 300 dodamo ustrezno opombo o naslovu. Tega naslova v polju 200 ne dodajamo (prim. Krasovka, Ukinitev dodatnih vpisov (december 2020)).
Prispevek pripravila: mag. Branka Badovinac