Potem ko je leta 2015 Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o knjižničarstvu – ZKnj-1A določil, da se morajo vse šolske knjižnice vključiti v nacionalni bibliografski sistem COBISS.SI, so minila še tri leta, preden je bila njihova vključitev ob podpori IZUM-a izpeljana. Ker pa so za samostojno delovanje v sistemu COBISS zahtevani specifično znanje in pridobljena dovoljenja, so šolske knjižnice potrebovale tudi pomoč od zunaj.
Vključitev v COBISS.SI so šolske knjižnice s pomočjo Instituta informacijskih znanosti (IZUM) zaključile leta 2018, v treh letih od uvedbe Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o knjižničarstvu – ZKnj-1A. Vendar pa sama vključitev šolskih knjižnic v nacionalni bibliografski sistem ni zadostovala, da bi lahko le-te v celoti in samostojno delovale v sistemu COBISS. Za določena opravila so namreč potrebna specifična znanja in pridobljena dovoljenja, med temi znanji je tako tudi bibliografska obdelava knjižničnega gradiva. Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport (MIZŠ) je zato odločilo, da se bo za šolske knjižnice bibliografska obdelava izvajala centralno; ta naloga je bila do konca leta 2020 poverjena Narodni in univerzitetni knjižnici (NUK), z začetkom leta 2021 pa IZUM-u.
Ker je za zaupano nalogo IZUM izvedel precej pozno, je bila v začetni fazi težava predvsem v zagotovitvi človeških virov, saj je kolektiv ravno ob začetku izvajanja naloge zapustila sodelavka, ki bi se lahko v večji meri posvetila obdelavi gradiva. Treba je bilo vzpostaviti sistem in ustrezno komunikacijo s šolskimi knjižnicami, zato je IZUM bibliografsko obdelavo knjižničnega gradiva uvrstil kot poseben projekt v plan dela za leto 2021.
Vodenje projekta je prevzel avtor tega prispevka, ki je v prvih mesecih trajanja projekta analiziral zahteve in potrebe šolskih knjižnic, kar je junija 2021 rezultiralo v okrožnico, ki jo je šolskim knjižnicam posredoval MIZŠ.
Z okrožnico so bile šolske knjižnice seznanjene s pogoji pošiljanja, vračanja, obdelave, vrste in števila posredovanega gradiva za obdelavo, stroški itd. Knjižnice tako lahko naenkrat v obdelavo pošljejo 50 enot gradiva, za katere morajo predhodno preveriti, da bibliografskih zapisov v bazi COBIB.SI še ni, prav tako morajo pred pošiljanjem IZUM-u posredovati seznam gradiva, ki ga bodo poslali v obdelavo. Stroške obdelave krije MIZŠ, knjižnica pa pokrije stroške pošiljanja gradiva. Podrobnejši podatki so navedeni v okrožnici.
Gradivo je v IZUM-u obdelovalo več zaposlenih z dovoljenjem za vzajemno katalogizacijo, od tega ena oseba polni delovni čas (100 %), ena oseba okrog 75 odstotkov svojega delovnega časa, preostali pa, ko jim je dopuščal čas. Za dosego dane norme smo, predvsem za obdelavo specifične vrste gradiva, angažirali še tri zunanje katalogizatorke. Dve katalogizatorki sta prevzeli obdelavo predvsem notnega gradiva, tretja pa obdelavo gradiva v madžarskem jeziku, namenjenega predvsem madžarski narodni skupnosti.
V letu 2021 je IZUM v obdelavo prejel gradivo 86 šolskih knjižnic (tabela 1). Kreirali smo 4.905 bibliografskih zapisov in s tem, kljub začetnemu zaostanku pri uvajanju procesa, celo presegli letni načrt 4800 katalogiziranih enot, ki ga je določil MIZŠ.
Tabela 1: Število šol po kategorijah, ki so v 2021 poslale knjižnično gradivo v obdelavo
| OŠ – osnovna šola | 49 |
| SŠ – srednja šola | 23 |
| GŠ – glasbena šola | 8 |
| VSS – višja strokovna šola | 1 |
| ZPP – zavodi za otroke in mladostnike s posebnimi potrebami | 2 |
| Izobraževanje odraslih | 2 |
| Drugo | 1 |
| Skupaj | 86 |
Zahvala za uspešno opravljeno delo gre v prvi vrsti sodelavkam/sodelavcem na IZUM-u in zunanjim katalogizatorkam, seveda pa tudi odličnemu sodelovanju z MIZŠ, ki je v skladu z našimi ugotovitvami dal šolskim knjižnicam ustrezne usmeritve.
Prispevek pripravil: Branko Kurnjek