Kako sestavimo normativni zapis za osebno ime

Učinkovitost in kakovost sistema COBISS.SI sta med drugim odvisni od kakovosti normativnih zapisov za osebna imena v normativni bazi podatkov CONOR.SI. Tokrat predstavljamo zahteve sistema COBISS.SI za dokončno urejene normativne zapise za osebna imena.

V takšnem normativnem zapisu moramo zbrati dovolj podatkov o osebi in imenih, pod katerimi objavlja, da lahko zagotovimo njeno nesporno in nedvoumno identifikacijo. Zaradi enolične identifikacije lahko osebo razlikujemo od drugih oseb in s tem preprečimo nesporazume in napake pri določanju avtorstva (npr. da bi izbrano osebo zamenjali s kako drugo osebo z enakim imenom in tej drugi osebi pripisali njena dela).

Normativna točka dostopa (polje 200)

V normativnem zapisu določimo točko dostopa, ki je enotno določena za uporabo v celotnem sistemu katalogizacije. Pod enotno določeno obliko imena se razvrščajo vsa dela osebe, ne glede na to, da so bila nekatera dela morda izdana pod drugim imenom. Preostale oblike osebnega imena vnašamo v normativni zapis kot variantne ali sorodne točke dostopa. Vsako od teh imen v normativnem zapisu je v katalogu točka dostopa do bibliografskih zapisov te osebe.

Normativno točko dostopa izberemo in oblikujemo po katalogizacijskih pravilih: izberemo tisto obliko imena, po kateri je oseba najbolj znana oz. jo oseba najpogosteje uporablja pri izdajah svojih del v izvirnem jeziku (ZNAČKA, 2001). Pri oblikovanju normativne točke dostopa si pomagamo s pravilniki (PPIAK/2), priročniki (ZNAČKA) in drugimi viri, kot so virtualna mednarodna normativna datoteka VIAF, nacionalne normativne baze, katalogi in bibliografije nacionalnih knjižnic (do nekaterih knjižnic in normativnih baz lahko dostopamo preko datoteke VIAF), svetovni splet, splošni priročniki (enciklopedije, biografski in bibliografski leksikoni …).

Podatke o imenih, pod katerimi oseba objavlja svoja dela, preverjamo tudi v bibliografskih bazah. Najprej v lokalni bazi podatkov, nato pa še v COBIB-u poiščemo bibliografske zapise za dela, ki so z osebo povezana. Iskanje ponavljamo po vseh možnih oz. znanih oblikah imena te osebe. Nato dobljene rezultate iskanja pregledamo in v posameznih bibliografskih zapisih preverimo oblike osebnega imena v polju 200 in v bloku 3XX. Pri kreiranju bibliografskih zapisov po katalogizacijskih pravilih namreč katalogizator prepiše ime dobesedno z vira in ga vnese v polje 200 – Naslov in navedba odgovornosti (večinoma sta to podpolji 200f in 200g, redkeje tudi podpolje 200a), v nekaterih primerih tudi blok za opombe 3XX (npr. polje 322 in polje 323 pri neknjižnem gradivu, kamor katalogizator vnaša imena izvajalcev ipd.). Med vsemi različnimi oblikami imena za eno osebo po katalogizacijskih pravilih izberemo eno ime, iz katerega bomo oblikovali normativno točko dostopa, pod to pa se bodo zvrstila vsa dela te osebe, četudi so bila izdana pod drugimi imeni. Med rezultati iskanja izberemo bibliografski zapis, ki vsebuje ustrezno obliko imena, in ga navedemo kot vir za normativno točko dostopa v polju 810.

Če v bazi CONOR.SI obstajajo zapisi za soimenjake, normativni točki dostopa dodamo tudi ustrezno identifikacijsko oznako, npr. letnico rojstva/smrti ipd. (podpolje 200f ali 200c), po kateri razlikujemo osebe z enakim imenom (gl. sliko 1).

Slika 1: Seznam zapisov v COBISS+ za soimenjake z imenom Boštjan Kos

Koda za status normativne točke dostopa (podpolje 100b)

Pri določitvi normativne točke dostopa smo posebej pozorni tudi na kodo, ki označuje status normativne točke dostopa v podpolju 100b – Koda za status normativne točke dostopa. S kodo “a” – sprejeta v podpolju 100b potrdimo, da smo normativno točko dostopa v polju 200 preverili, jo potrdili (verificirali) in sprejeli.

Če normativne točke dostopa ne moremo določiti in oblikovati zaradi pomanjkljivih ali neustreznih podatkov, v podpolje 100b vnesemo kodo “c” – začasna. Ko normativno točko dostopa uporabimo naslednjič, jo moramo ponovno preučiti, saj bo morebiti znanih že več podatkov.

Podpolja 100b ne smemo zamenjevati s podpoljem 001g – Koda popolnosti zapisa. Koda v podpolju 100b se nanaša samo na normativno točko dostopa v polju 200, medtem ko se koda v podpolju 001g nanaša na celoten zapis. To pomeni, da četudi smo v podpolju 100b izbrali kodo “a” – sprejeta, je lahko v podpolju 001a – Status zapisa vnesena koda “n” – nov zapis in v podpolju 001g navedena koda “3“, ki označuje nepopoln zapis.

Samodejno usklajevanje bibliografskih zapisov z normativnimi

Pogoj za samodejno dnevno usklajevanje (sinhronizacijo) baze COBIB.SI z bazo CONOR.SI je v podpolje 100b vnesena koda “a” – sprejeta (normativna točka dostopa). Pri tem se bibliografski zapisi samodejno uskladijo z normativnimi zapisi, s katerimi so povezani. To pomeni, da ko v obstoječem normativnem zapisu spremenimo normativno, variantno in sorodno točko dostopa ali dodamo variantne in sorodne točke dostopa, je ta sprememba vidna tudi v bibliografskih zapisih, ki so povezani s tem normativnim zapisom. Samodejno usklajevanje je pomembno, ker omogoča sprotno upoštevanje sprememb (npr. spremembe imen) in s tem boljše in enostavnejše iskanje.

Samodejno usklajevanje bibliografskih zapisov z normativnimi zapisi lahko ponazorimo s primerom, ko v obstoječi normativni zapis dodamo psevdonim. Če v obstoječem normativnem zapisu v podpolju 100b ni izbrana koda “a” – sprejeta, se povezani bibliografski zapisi ne bodo uskladili z normativnim zapisom, v katerega smo dodali psevdonim. Z bibliografskimi zapisi bo ostal povezan “prejšnji” normativni zapis brez dodanega psevdonima. Psevdonim pa bo dodan v kasneje vnesenih bibliografskih zapisih, ker bo katalogizator na novo vnesene bibliografske zapise sam povezal s spremenjenim normativnim zapisom, v katerem je dodan psevdonim. Uporabnik bo pri iskanju po psevdonimu našel samo nove bibliografske zapise, medtem ko starejših bibliografskih zapisov ne bo mogel priklicati.

Usklajevanje baze COBIB.SI z bazo CONOR.SI poteka vsako noč, medtem ko redno usklajevanje normativnih zapisov z bibliografskimi poteka le v nekaterih lokalnih bazah. Usklajevanje lokalne baze z normativno bazo CONOR.SI vključi IZUM na zahtevo knjižnice.

Status zapisa (podpolje 001a)

Koda “n” – nov zapis je privzeta v vsakem novem zapisu. Kodo “c” – popravljen zapis uporabimo, ko je zapis dokončno popravljen, tj. brez slovničnih in vsebinskih napak.

Večjo težavo v bazi podatkov CONOR.SI predstavljajo podvojeni zapisi (več zapisov za isto osebo) in zapisi, ki združujejo več osebnih imen, ki jih je sicer mogoče med sabo razlikovati (zapisi s kodo “b” – nerazlikovano osebno ime v podpolju 120b – Razlikovano ali nerazlikovano osebno ime).

Če v bazi podatkov CONOR.SI najdemo podvojene zapise, se najprej odločimo, kateri zapis bomo obdržali, preostale pa označimo za brisanje (fizično brisanje normativnih zapisov namreč ni možno). V podpolje 001a vnesemo kodo “d” – izbrisan zapis (zapis postane neveljaven za uporabo pri povezovanju bibliografskih zapisov z normativnimi), v podpolju 001x – Številka nadomestnega zapisa pa navedemo identifikacijsko številko normativnega zapisa, ki se uporablja namesto izbrisanega zapisa. Pri ponovnem shranjevanju bibliografskega zapisa ali pa pri samodejnem programskem usklajevanju bibliografske baze z normativno bazo podatkov se bibliografski zapisi, ki so bili povezani s tako označenimi zapisi, samodejno prevežejo na drug zapis.

Če se normativni zapis za osebno ime nanaša na več različnih oseb z enakim imenom, ki jih lahko med sabo razlikujemo, zapis označimo kot razdružen zapis v podpolju 001a s kodo “r” – razdružen zapis (zapis postane neveljaven za uporabo pri povezovanju bibliografskih zapisov z normativnim). V tak razdruženi zapis vnesemo v podpolje 001x vsaj dve novi identifikacijski številki zapisov, na katera je bil zapis razdružen. Še prej preverimo, ali za druge osebe obstajajo ločeni normativni zapisi ali pa zapise zanje kreiramo.

Bibliografski zapisi, ki so povezani z razdruženim normativnim zapisom, ob ponovnem shranjevanju in pri samodejnem usklajevanju bibliografske baze z normativno bazo podatkov ostanejo povezani z razdruženim normativnim zapisom. Zato moramo bibliografske zapise, povezane z zapisom, ki smo mu določili status razdružen, sami ročno prevezati na ustrezne normativne zapise z nadomestnimi točkami dostopa.

Variantne in sorodne točke dostopa (polji 400 in 500)

V normativnem zapisu zbiramo tudi vse variantne oblike imen osebe, ki se pojavljajo na različnih virih. Upoštevamo oblike, ki so posledica tipkarskih napak, zbiramo pa tudi oblike imena, ki jih oseba uporablja kot ločene bibliografske identitete; ta imena vpišemo kot sorodne točke dostopa (za ločene bibliografske identitete gl. Uporaba …, 2018).

Med različnimi imeni, s katerimi oseba podpisuje svoja dela, izberemo obliko imena, ki je osnova za normativno točko dostopa, za preostale oblike imena pa oblikujemo variantne točke dostopa. Za vsako variantno obliko imena oz. variantno točko dostopa potrebujemo vir, ki ga navedemo v polju 810.

V normativnem zapisu skrbno in natančno zbiramo vse variantne oblike imena. Pri beleženju variantnih in sorodnih točk dostopa prav tako upoštevamo katalogizacijska pravila in si pomagamo s pravilniki, priročniki in pripomočki.

Slika 2: Uporabniški format normativnega zapisa v COBISS+ za osebo Jelka Reichman (ilustratorka)

Kodirani podatki (blok 1XX) in besedilne opombe o osebi in točkah dostopa (blok 3XX in 8XX)

Del podatkov o osebi in točkah dostopa beležimo kot kodirane podatke v bloku 1XX (npr. jeziki, v katerih se oseba izraža ipd.), del pa kot besedilne opombe v blokih 3XX in 8XX (npr. biografski podatki o osebi in njenem delu).

Opombe v bloku 3XX – Blok za opombe se uporabljajo za vnos podatkov o biografiji in delovanju osebe ter za dodatne informacije o točkah dostopa (npr. pojasnitev odnosa med normativno točko dostopa in variantnimi/sorodnimi točkami dostopa). Vnašamo tudi podatke, ki so v pomoč pri identifikaciji in razlikovanju oseb. Opombe v bloku 3XX so namenjene uporabnikom in so napisane v obliki, primerni za javni prikaz (gl. sliko 3).

Slika 3: Uporabniški format normativnega zapisa v COBISS+ za osebo Pablo Neruda (čilski pesnik)

Opombe v bloku 8XX – Blok za informacije o viru podatkov niso namenjene javnemu prikazu, ampak vsebujejo interne opombe katalogizatorjev, ki služijo kot napotki drugim katalogizatorjem. Ti napotki so lahko drugim katalogizatorjem v pomoč pri identifikaciji in razlikovanju oseb (npr. da izberejo pravilno normativno točko dostopa), v opozorilo, da ne kreirajo podvojenega normativnega zapisa, ter v pomoč pri povezovanju bibliografskih zapisov z ustreznimi normativnimi zapisi.

V blok 8XX lahko katalogizator vnese biografske, zgodovinske ali druge podatke o osebi, pojasnjuje primere oseb z enakimi ali podobnimi imeni, da ne bi prišlo do zamenjave zaradi podobnih točk dostopa, lahko navede tudi podatek o pravilih, ki jih je uporabil, pa tudi pojasnilo, zakaj je izbral določeno obliko točke dostopa itd. V tem bloku lahko navede tudi vire, ki jih je pregledal, pa v njih ni našel podatkov o osebi. V bloku 8XX se navajajo tudi bibliografski podatki o delih, ki so vir imen, navedenih v normativnem zapisu.

puzzles - GIFMANIA

Ko zapis dokončno uredimo, v podpolje 001a – Status zapisa vpišemo kodo “c” – popravljen zapis, ter brišemo kodo 3 v podpolju 001g – Koda popolnosti zapisa. To pomeni, da zapis vsebuje vse potrebne podatke: normativno točko dostopa smo preverili in potrdili (verificirali) (100b = “a” – sprejeta), zapis smo po potrebi dopolnili z variantnimi in s sorodnimi točkami dostopa (polji 400 in 500), dodali smo vire za normativno točko dostopa in vire za variantne točke dostopa (polje 810), izpolnili opombe za uporabnike v bloku 3XX, dodali opombe za katalogizatorje v bloku 8XX in izpolnili vsa kodirana polja.

Prispevek pripravila: mag. Jelka Kos

Viri:
ZNAČKA, Ljubljana, NUK, 2001. Dostopno tudi na http://home.izum.si/izum/e-prirocniki/znacka.pdf (pridobljeno 21. 8. 2019).
Uporaba programske opreme COBISS3/Katalogizcija – ažuriranje CONOR, Maribor, IZUM, 2018. Dostopno na http://home.izum.si/IZUM/program_izobrazevanja/Prosojnice/T63.pdf (pridobljeno 21. 8. 2019).

Dodaj odgovor